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Cosas que usted debería saber sobre las
Asamblea de copropietarios en la propiedad horizontal
Los copropietarios y el coeficiente de copropiedad.
La asamblea de copropietarios es el máximo órgano decisorio en la propiedad horizontal, y las decisiones se toman con el voto de la mayoría de copropietarios presenten en la asamblea respectiva.
No obstante, en la propiedad horizontal cada persona no necesariamente significa un voto, sino que cada voto valdrá según el coeficiente de propiedad que representa ese voto.
La asamblea de copropietarios se debe reunir para tomar decisiones, y por lo menos cada año se debe reunir por disposición legal.
¿Quiénes pueden participar en la asamblea de copropietarios?
Pueden participar en la asamblea con derecho a voto los propietarios, entendidos estos como las personas que figuran en las escrituras públicas de los bienes privados, o los representantes o delegados de los propietarios.
Limitación en la participación en la asamblea a los copropietarios morosos.
Si bien la ley 675 no contempla la limitación de la participación de los copropietarios morosos en las asambleas de copropietarios, es viable imponer esa limitación en el reglamento de propiedad horizontal. Se recomienda que la limitación del derecho al voto de los morosos se incluya dentro del reglamento de propiedad horizontal para que exista un sustento legal efectivo.
Reunión ordinaria de la asamblea de copropietarios.
El artículo 39 de la ley 675 dispone que la asamblea de copropietarios se debe reunir ordinariamente por lo menos una vez al año en la fecha que señale el reglamento de la propiedad horizontal.
Si el reglamento no fijó la fecha de la reunión ordinaria de la asamblea anual, la reunión se ha de realizar dentro de los primeros tres meses del año (Le ley dice dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal).
La convocatoria debe hacerla el administrador con una antelación no inferior a 15 días calendario.
Finalidad de la asamblea ordinaria de copropietarios.
La reunión ordinaria de la asamblea tiene como objetivo o finalidad, tomar considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y aprobar el presupuesto del siguiente periodo.
Además se encargará de elegir o reelegir los cargos a que haya lugar, como el Consejo de administración, el comité de convivencia, y en algunos casos el administrador, al revisor fiscal, etc.
Forma de la convocatoria a las asambleas de copropietarios.
Las convocatorias se deben hacer mediante comunicación a cada uno de los copropietarios de la propiedad horizontal a la última dirección registrada por el copropietario según lo dispone el artículo 39 de la ley 675 en su primer parágrafo.
La convocatoria se puede hacer por escrito o por correo electrónico, pero para garantizar la notificación lo recomendable es hacerlo por escrito entregando directamente la notificación al interesado.
Las actas de la asamblea de copropietarios.
Las decisiones que se tomen en una asamblea de copropietarios se deben consignar en un acta en los términos del artículo 47 de la ley 675 de 2001.
El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea, lo que supone la necesidad de nombrar estos personajes para que la asamblea pueda sesionar válidamente.
Contenido de las actas de la asamblea de copropietarios.
Señala el articulo 47 de la ley 675 de 2001, que las actas de la asamblea de copropietarios deben contener lo siguiente:
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La indicación se es una asamblea ordinaria o extraordinaria.
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La forma de la convocatoria.
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El orden del día.
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El nombre y calidad de los asistentes (copropietario, representante o apoderado), su unidad privada y su respectivo coeficiente
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Los votos emitidos en cada caso o decisión sometida a votación.
Verificación de las actas de la asamblea.
No es obligatorio que se nombre una comisión verificadora de las actas, pero en caso de hacerse, dice el inciso segundo del artículo 47 de la ley 675 de 2001: Si el reglamento dispone un tiempo diferente para la verificación del acta, ese tiempo no puede ser superior a 20 días, por cuanto haría incumplir la siguiente obligación.
Publicación del acta de la asamblea de copropietarios.
Las actas de la asamblea de copropietarios deben ser publicadas o puestas a disposición de los copropietarios para que estos puedan consultara para los asuntos que le sean pertinentes. La norma no dice por cuánto tiempo debe estar publicada el acta, porque en realidad la ley no exige que el acta sea publicada como tal; lo que exige es ponerla a disposición de los copropietarios, y para ello es suficiente tenerla en la oficina de la administración y entregársela al copropietario que la solicite en cualquier tiempo.
Obligación de entregar el acta de la asamblea a los copropietarios.
La administración de la propiedad horizontal tiene la obligación de entregar copia del acta a todo copropietario que la solicite.
Registro del libro de actas de la propiedad horizontal.
La propiedad horizontal debe tener un libro de actas que contendrá todas las actas de cada una de la asambleas ordinarias y extraordinarias que se realicen válidamente.
La ley no exige que el libro de actas de una propiedad horizontal se debe registrar, pues recordemos que la propiedad horizontal por definición legal es una persona jurídica de naturaleza civil y por lo tanto no se debe inscribiré en la cámara de comercio, y respecto al libro de actas, no existe obligación de inscribirlo o registrarlo en la alcaldía ni en ninguna otra entidad u oficina.
Inconsistencias en los libros de actas en la propiedad horizontal.
Ante las inconsistencias o irregularidades respecto a los libros de actas, es perentorio realizar la actualización y corregir las anomalías de tachaduras o enmendaturas que frente a una situación de controversia legal, las invalidaría.
Corresponde al revisor fiscal formular la observación pertinente y su dictamen tiene que contemplar la salvedad cuando hable de la debida conservación y forma de llevar los libros de actas.
En su defecto, el administrador, el consejo de administración o cualquier copropietario puede hacer las observaciones pertinentes y exigir las medidas del caso.